Google+ Tutorial de Dropbox - Revista Interactive

Published on March 4th, 2013 | by Lizeth Castillo

Guarda y comparte archivos con Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos muy útil que permite sincronizar tus documentos y  facilita el trabajo en equipo. De acuerdo con información de la misma empresa, ya hay más de 100 millones de personas utilizando sus servicios y al día registran hasta mil millones de almacenamientos.  Sin embargo, si no lo sabes utilizar se puede convertir en una verdadera pesadilla. Aquí algunos consejos para que le puedas sacar el máximo provecho a tu experiencia con Dropbox.

LOS ARCHIVOS ¿EN LA NUBE?

Antes de comenzar a utilizar Dropbox es importante estar familiarizado con el concepto de “cloud computing”(computación en nube). Éste abarca los servicios que se dan a través de internet y que son accesibles para varios usuarios.  Las nubes pueden ser privadas (cuando son para una sola organización o usuario), públicas (cuando ofrecen sus servicios a diferentes usuarios) o híbridas.

Los servicios que se ofrecen en “las nubes” son muy variados, pero en el caso de Dropbox se enfocan en el almacenamiento y sincronización de archivos. Entonces, si tu computadora se descompone o  la olvidaste y requieres alguno de tus archivos  no tendrás problema, porque tus archivos están en una “nube” externa a tu equipo. El siguiente video te explica para qué sirve.

DROPBOX: LOS PRIMEROS PASOS 

Lo único que tienes que hacer es registrarte en el sitio web y descargar el programa en tu computadora. Automáticamente aparecerá la carpeta de Dropbox y lo único que necesitas es  comenzar a guardar archivos. Para utilizar todo el potencial de Dropbox es necesario que lo instales en todos tus equipos  –incluso existen aplicaciones para iPhone, iPad, Android y BlackBerry–. Así,  siempre tendrás disponibles y actualizados tus archivos, sin importar en dónde trabajes.

El costo del servicio depende del espacio que requieras. La cuenta gratuita tiene espacio de 2 GB y si requieres más espacio puedes tener 50 GB por 99 dólares anuales.

COMPARTE

Compartir carpetas es una de las principales ventajas de Dropbox. Sólo necesitas iniciar sesión  desde www.dropbox.com, seleccionar la opción de “compartir” y, posteriormente, “compartir carpeta”. Puede ser una de tus carpetas o bien puedes crear una nueva.  El usuario que invitaste recibirá una notificación en su correo y, con aceptar, tendrá automáticamente todos los archivos en sus equipos.

Esto facilita el trabajo en equipo, pero tienes que tener cuidado en que no se modifique ningún archivo de forma simultánea, porque a diferencia de Gooogle Docs, Dropbox no va guardando los cambios de los usuarios en el mismo archivo. Si llega a ocurrir esto lo que tendrás son “copias conflictivas” que guardarán en archivos separados los cambios realizados por cada uno de los usuarios. Cuando ocurre esto, puedes ir a la pestaña de “Actividades” y revisar cuál fue el último usuario que modificó cada una de los archivos y, si lo deseas, puedes restaurar la versión original.

La pestaña de “Actividades” también tiene otras funciones como tener el control preciso de cada uno de los cambios realizados en tu cuenta de Dropbox, desde las invitaciones recibidas hasta  los cambios en cada documento.

Si únicamente requieres enviar archivos o carpetas que son muy pesados para el correo electrónico, puedes compartir el link en donde se encuentra tu archivo, sin necesidad de dar acceso a toda tu carpeta. De esta forma, puedes enviar vía correo electrónico, Facebook, SMS… el link al usuario (sin necesidad de que éste tenga una cuenta de Dropbox) para que lo descargue. Sólo necesitas buscar el ícono de “vínculo” junto  al nombre de tu archivo y posteriormente elegir la opción de “compartir vínculo”.

TUS ARCHIVOS PROTEGIDOS

Además de que con Dropbox tienes disponibles todos tus archivos con sólo entrar a tu cuenta, el servicio también respalda todas tus versiones durante un mes. Así, puedes descargar versiones antiguas o archivos que hayas eliminado.

SUBIR ARCHIVOS VÍA CORREO ELECTRÓNICO

Cuando no se tiene acceso a Dropbox es muy útil tener una forma alternativa de subir archivos. Para esto existe SendToDropbox.com  una aplicación que sirve para enviar archivos a una dirección de correo electrónico personalizada como archivos adjuntos. Los archivos aparecerán automáticamente en la carpeta de archivos adjuntos en Dropbox. Entre las principales ventajas de este servicio se encuentran que es gratuito e inmediato.

TIPS PARA UTILIZAR CON ÉXITO DROPBOX

A pesar de que utilizar Dropbox es muy sencillo, cuando una carpeta es compartida por varios usuarios puede ocasionar confusiones.

1) Lo más importante es entender que cualquier carpeta de Dropbox no está en nuestro equipo. Por lo tanto, si se realiza un cambio en cualquier  documento, éste se modificará para todos los usuarios.

2) Si quieres tener una copia de un documento sólo para ti, nunca jales un documento de la carpeta de Dropbox a tu escritorio o a cualquier carpeta, porque en ese momento dejará de estar disponible para los demás usuarios. Es necesario que realices una copia del archivo que quieres y la pongas en alguna de las carpetas de tu equipo, así tus cambios serán privados.

3) Si quieres 250 MB de espacio gratuito, no olvides completar 5 de los 6 pasos de la guía de  Dropbox.

4) Recuerda que tu equipo debe estar conectado a Internet para que se pueda llevar a cabo la sincronización.

5) Nunca trabajes el mismo documento desde equipos diferentes simultáneamente, no querrás tener decenas de copias conflictivas.

6) Recuerda que en la pestaña de “Actividades” quedan registrados no sólo tus cambios, sino los de los usuarios con los que compartes documentos, por lo que siempre puedes revisar quién realizó cada cambio.

7) Familiarízate con los íconos de Dropbox.

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About the Author

Lizeth Castillo es editora de la revista Interactive. Estudió la licenciatura de Periodismo y Medios de Información en el Tecnológico de Monterrey, Campus Ciudad de México.



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